El nuevo modelo de almacenamiento proporcionará a los dominios de Google Workspace for Education una base de 100 TB de almacenamiento en la nube «agrupado»: almacenamiento compartido entre todos sus usuarios. Este es un almacenamiento más que suficiente para más de 100 millones de documentos, 8 millones de presentaciones o 400 000 horas de video. Esta política entrará en vigencia en todas las ediciones de Google Workspace for Education para clientes existentes en julio de 2022 y será efectiva para nuevos clientes que se registren a principios de 2022.

Todas las opciones y pasos prácticos:

1. Comprueba el almacenamiento disponible en función de tus ediciones existentes de Workspace for Education

El primer paso es determinar la cantidad de almacenamiento que estará disponible para tu dominio. La cantidad varía según tu licencia actual de Workspace for Education y el tamaño de su institución. Una vez que comprendas tus licencias actuales, puedes calcular el almacenamiento disponible:

– Aspectos básicos de Google Workspace for Education (anteriormente, G Suite for Education): todas las instituciones calificadas tendrán un mínimo de 100 TB de almacenamiento en la nube compartido por su organización.

– Google Workspace for Education Plus (anteriormente G Suite Enterprise for Education): por cada licencia de Google Workspace for Education Plus, se agregan 20 GB adicionales al grupo compartido. A los clientes que continúen con las licencias heredadas de G Suite Enterprise for Education también se les agregarán 100 GB a su grupo compartido por licencia de empleado pagado.

– Google Workspace for Education Standard: el mismo almacenamiento que Google Workspace for Education Fundamentals

Actualización de enseñanza y aprendizaje de Google Workspace for Education: por cada licencia comprada, se agregan 100 GB adicionales al grupo compartido Por ejemplo, si su institución compró 5000 licencias para empleados de G Suite Enterprise for Education, su dominio tendrá 600 TB de espacio de almacenamiento disponible:

100 TB (almacenamiento base) + (5000 licencias * 100 GB = 500 TB) = 600 TB de almacenamiento disponible

2. Comprender la utilización actual

Para determinar el impacto una vez que se apliquen las políticas de almacenamiento agrupado, revisa la cantidad de almacenamiento que tu institución utiliza actualmente y compála con el almacenamiento que estará disponible para usted. La forma más sencilla de hacerlo es en el Informe de aspectos destacados de la consola de administración de Google. Ya sea que haya superado el almacenamiento disponible o no, consideres las tendencias de almacenamiento a lo largo del tiempo para comprender si se necesitará almacenamiento adicional en el futuro. Para analizar el impacto en tu institución:

– Identifica el uso general de almacenamiento dentro de tu dominio: ve rápidamente la cantidad total de almacenamiento que se utiliza en su institución

– Crear informes de cuenta: determina el uso de almacenamiento actual por parte del usuario, lo que le ayudará a identificar valores atípicos. Estos informes se pueden exportar a Hojas de cálculo de Google para facilitar la manipulación de datos.

– Administrar unidades compartidas: reconozce el uso y la implementación de unidades compartidas dentro de tu entorno y determina el alcance del almacenamiento dentro de estas unidades compartidas.

– Usar registros de BigQuery: exporta datos de informes a BigQuery para que puedas consultar y visualizar su uso de almacenamiento (disponible para los usuarios actuales de G Suite Enterprise for Education) Para identificar a los usuarios dentro de su institución que usan la mayor cantidad de almacenamiento:

1. Ejecuta el informe Informes de usuarios > Cuentas en la consola de administración.

2. Exporta el informe a Hojas de cálculo de Google para facilitar su uso.

3. Una vez que el informe esté completo, ábrelo en Hojas de cálculo de Google.

4. Para facilitar las cosas, habilita los filtros en la fila superior.

5. En la columna titulada Almacenamiento total utilizado (MB), ordena de Z a A para mover los usuarios de mayor almacenamiento a la parte superior.

3. Plan para el cambio

A medida que comiences a planificar los cambios necesarios para cumplir con los requisitos de almacenamiento, también puedes considerar:

– Actualización de su edición de Google Workspace for Education: puede comprar licencias pagas para agregar almacenamiento adicional a su grupo compartido:

Actualmente disponible: los clientes existentes de G Suite Enterprise for Education recibirán 100 GB adicionales de almacenamiento compartido por licencia de empleado de G Suite Enterprise for Education. Si tu institución aún requiere almacenamiento adicional, puedes considerar comprar licencias adicionales de G Suite Enterprise for Education.

Próximamente: también tendrás la opción de comprar las nuevas ediciones de Google Workspace for Education, que incluyen Education Plus o la actualización de enseñanza y aprendizaje, que incluyen mayor capacidad de almacenamiento.

– Google Cloud Storage: evalúa las prácticas y políticas de tu institución sobre el uso de Google Drive como almacenamiento de objetos a largo plazo y considera usar Google Cloud Storage en su lugar. Para obtener más información sobre Google Cloud Storage y las herramientas de migración de Google Drive a Google Cloud Storage, comuníquese con su representante de cuentas.

– Revisión de las políticas de retención: asóciese con los responsables de la formulación de políticas dentro de su institución para identificar las consideraciones necesarias en torno a sus políticas de retención de registros.

– Control de unidades compartidas: audita qué usuarios pueden crear unidades compartidas para limitar el uso innecesario.

– Eliminación de cuentas antiguas y unidades compartidas: la eliminación de cuentas de usuario o unidades compartidas innecesarias puede ayudar a liberar espacio de almacenamiento.

– Eliminación de contenido duplicado: eliminación de contenido antiguo e innecesario, como archivos remanentes que quedaron después de copiarse en Shared Drives o Google Cloud Storage

– Evalúe las prácticas de las cuentas de ex-alumnos: al eliminar las cuentas de ex-alumnos inactivas, puede liberar una parte significativa de su grupo de almacenamiento compartido.

Herramientas de administración adicionales disponibles más adelante este año

Mucho antes de que la política entre en vigencia, le proporcionaremos herramientas de administrador adicionales que simplifican la administración del almacenamiento en su dominio e identifican y mitigan escenarios no deseados.

Si desea personalizar los informes para que se ajusten a las necesidades de su organización, hay recursos adicionales disponibles mediante el uso del SDK de administración de Google y otras herramientas de terceros, como GAM.